21 января 2020 года вышла моя статья «Софт для документооборота и печати: тренды на рынке» на IT Channel News.
К 2020 году запрос компаний на автоматизацию стал звучать очень конкретно: «Сделайте так, чтобы наши сотрудники вообще не думали про печать». Не «оптимизируйте», не «упростите» — а именно уберите эту головную боль с радаров людей полностью. И рынок на этот запрос уже вполне умел отвечать.
В статье я разобрала семь классов программных решений, которые к тому моменту активно внедрялись в офисах, — от базовой аналитики до полной автоматизации документооборота.
Анализ парка печатающих устройств — программа сканирует сеть, выдаёт список всего оборудования и статистику по каждому устройству. Никаких догадок: сразу видно, что работает, что простаивает и где узкие места.
Обработка документов по заданным параметрам — отсканировал документ, и он автоматически летит в нужную папку, на нужный адрес, нужным людям. Одновременно — сотруднику, руководителю, в архив и внешнему получателю. Без лишних касаний.
Контроль печати — отправил документ на печать, подошёл к любому свободному устройству, авторизовался картой или PIN-кодом и забрал. Никаких очередей, никаких чужих бумаг в лотке.
Разграничение доступа к цветной печати — факт, который многих удивляет: даже при печати чёрно-белого документа принтер может тратить до 30% цветного тонера. Специальный софт позволяет ограничить цветную печать по ролям — логин, пароль, карта. Экономия ощутимая.
Мобильная печать — отправить документ на офисный принтер прямо с телефона, даже находясь за пределами офиса. В 2020 году это уже было нормой, а не фичей.
Мониторинг всего парка в реальном времени — данные с тысяч устройств одновременно поступают на сервер. Инциденты фиксируются, статистика накапливается, сценарии повторяющихся проблем предсказываются заранее.
Автоматизация обработки заполненных бланков — программа сама сканирует анкеты и формы, считывает ответы и формирует отчёт. Руки сотрудников в этом процессе не нужны вовсе.
Общий вывод статьи не потерял актуальности и сегодня: чем меньше людей вынуждены думать про принтеры и бумагу, тем больше они думают про то, что действительно важно для бизнеса. Хорошо подобранный софт — это не расходы, это освобождённые ресурсы.