23 ноября 2021 года вышла моя статья «Как в 2022 году снизить расходы на печать в офисе?» на IT Channel News.
Каждая современная компания работает с непрерывным потоком печатных документов: бухгалтерские отчёты, накладные, договоры, гарантийные талоны. Чем крупнее организация, тем больше документооборот — и тем больше времени, денег и усилий поглощает процесс печати. Без должного контроля, без обеспечения безопасного и эффективного движения документов внутри офиса и за его пределами финансовые потери могут оказаться весьма ощутимыми.
Хорошая новость: есть четыре конкретных рычага, которые реально работают, — и ни один из них не требует полного переустройства инфраструктуры.
Одно мощное устройство вместо множества маленьких. Тенденция была очевидна уже в 2021 году и с тех пор только усилилась: компании консолидируются. Вместо персонального настольного принтера для каждого стола или небольшой группы сотрудников один высокопроизводительный МФУ, обслуживающий целый отдел или этаж, справляется с задачей лучше и дешевле. Первоначальные затраты могут быть выше, но экономия на обслуживании, расходных материалах и простоях с лихвой это компенсирует. В России распространение офисов в формате опенспейс сделало такой подход особенно логичным.
Цифровая трансформация документооборота. Это не значит в одночасье отказаться от бумаги полностью. Это значит — последовательно заменять бумажные операции цифровыми: формы, данные из которых сразу попадают в базу на сервере, отсканированные документы, автоматически направляемые нужным получателям, процессы, которые вообще не требуют печати. Производители печатающих устройств к 2021 году уже создали зрелые программные экосистемы вокруг именно этих задач — достаточно развитые, чтобы их могли внедрить даже компании среднего размера.
Авторизованная печать. Сотрудник отправляет документ на печать, подходит к любому свободному устройству и авторизуется — по личной карте или PIN-коду — прежде чем что-то выйдет из принтера. Одно это изменение устраняет забытые бумаги в лотках, резко сокращает расход бумаги и позволяет компании разграничить доступ к цветной печати по ролям. Учитывая, что цветная печать может обходиться в несколько раз дороже чёрно-белой, контроль над тем, кто имеет к ней доступ, — один из самых быстрых способов снизить расходы, не создавая никаких неудобств в повседневной работе.
Только оригинальные расходные материалы. Здесь у меня твёрдая позиция. Сторонние картриджи часто выглядят выгодно — до тех пор, пока не повреждают устройство, не аннулируют гарантию и не отправляют вас в сервисный центр. Расходы на ремонт и простой оборудования многократно перекроют всю экономию на дешёвом тонере. Покупайте сертифицированные оригинальные расходные материалы. Это не то место, где стоит экономить.
Вывод, который я сделала тогда, остаётся верным и сейчас: даже небольшие компании могут добиться значительной экономии, запустив процессы цифровой трансформации и авторизации для печати. Такие решения требуют вложений на начальном этапе — но отдача, как правило, приходит быстрее, чем ожидается.