26 февраля 2019 года вышла моя статья «5 проблем, которые способен выявить анализ печати в офисе» на IT Channel News — и она попала в точку.
Вот вопрос, который большинство компаний никогда не задают себе: а вы точно знаете, сколько тратите на печать? Не примерно. Точно. Честный ответ для подавляющего большинства бизнесов — нет.
Офисная печать снаружи выглядит обманчиво просто. Купил принтер, загрузил бумагу — готово. На деле это тихая утечка бюджета, которую грамотный аудит от специализированной компании способен сократить на до 30% — без уменьшения объёмов печати ни на страницу.
Так что же смотрит настоящий аудит? Каждое устройство в офисе, его загрузку и степень использования, простаивают ли принтеры вхолостую (и всё равно потребляют электроэнергию), соблюдаются ли правила цветной печати, какие отделы печатают больше всего и почему.
И что он находит? Почти всегда одни и те же пять проблем:
Незащищённая печать — документы с конфиденциальными данными лежат в лотке принтера и ждут, пока их заберёт первый, кто мимо пройдёт. Утечка информации, которая прячется на виду.
Несанкционированное использование — один сотрудник распечатал копию паспорта, ладно. Но без контроля это быстро превращается в печать для всей семьи. А если кто-то по ошибке отправил чёрно-белый документ на цветной принтер — каждая страница обходится значительно дороже.
Много устройств, мало пользы — принтер, до которого никто не доходит, никто и не использует. Но в спящем режиме он всё равно потребляет электричество — каждый день.
Потери времени на расходники — «зоопарк» устройств от разных вендоров означает разные виды бумаги, разные картриджи, разные сервисные договоры. Сотрудники ИТ-отдела втягиваются в проблемы с печатью вместо того, чтобы делать свою настоящую работу.
Неправильные условия эксплуатации — принтеры вплотную к стене, в непроветриваемых углах, с дешёвой бумагой, которая осыпает пылью внутренние механизмы. Мелкие нарушения, которые оборачиваются реальными поломками.
Ничего из этого не выглядит катастрофой. Но всё это накапливается — месяц за месяцем, незаметно — пока кто-то наконец не садится и не считает.