15 декабря 2021 года вышла моя статья «Как оптимизировать парк офисной техники, и зачем это нужно бизнесу?» на IT Channel News.
Каждая современная компания работает с документами — бухгалтерские отчёты, накладные, договоры, гарантийные талоны, внутренняя документация. Чем крупнее организация, тем масштабнее документооборот, и тем больше времени, сил и денег поглощает сам процесс печати. Проблема не в печати как таковой. Проблема в том, что она происходит без какого-либо понимания, куда именно уходят расходы.
Именно здесь на сцену выходит аудит печати — и аналитики рынка рекомендуют проводить его как минимум раз в год. Он даёт полную картину затрат на печать — явных и скрытых — и создаёт надёжную основу для всех дальнейших решений.
Так как же выглядит оптимизация парка офисной техники на практике? В статье я разбила её на четыре шага, каждый из которых опирается на предыдущий.
Шаг первый: полная инвентаризация всех устройств. Сколько печатающих устройств есть в компании? В каком они состоянии? Сколько страниц производит каждое из них? Этот анализ выявляет неэффективную технику, которая потребляет электроэнергию, не давая соразмерной отдачи, позволяет сравнивать объёмы печати за разные периоды и точно отслеживать, куда уходят ресурсы. Во многих случаях замена нескольких устаревших принтеров на одно современное высокопроизводительное устройство оказывается выгоднее в долгосрочной перспективе — новая техника поставляется с официальной гарантией производителя, что как минимум на двенадцать месяцев исключает незапланированные расходы на ремонт.
Шаг второй: контроль над тем, кто и что печатает. Когда вы знаете, что у вас есть, можно начать управлять доступом. Ограничение круга сотрудников, имеющих доступ к конкретным устройствам и к цветной печати, сразу же сокращает нецелевое потребление. Большинство людей не задумываются о том, что печатают личные документы на рабочем оборудовании, или о том, что даже при чёрно-белой печати принтер может расходовать цветной тонер. Введение системы разграничения доступа решает обе проблемы без серьёзных изменений в инфраструктуре.
Шаг третий: использование данных мониторинга для прогнозирования расходов. Оптимизация — это не разовое событие, а непрерывный процесс. Имея в распоряжении правильные инструменты мониторинга, компания получает возможность отслеживать расходы в динамике, выявлять закономерности и принимать проактивные решения, а не реагировать на проблемы постфактум. Так печать перестаёт быть неконтролируемой статьёй затрат и превращается в предсказуемый, управляемый процесс.
Шаг четвёртый: передача парка устройств провайдеру управляемых услуг. Именно здесь в уравнение входит безопасность данных. Современные МФУ и принтеры доступны с любого устройства — смартфона, планшета, ноутбука — из любой точки, где есть интернет. Эта гибкость ценна, но она же создаёт риски при передаче данных, с которыми большинство компаний не готовы справляться самостоятельно. Передача парка квалифицированному аутсорсинговому партнёру с чётко прописанными в договоре требованиями к безопасности закрывает этот пробел.
Вывод, который я сделала тогда, актуален и сегодня: оптимизация парка печатных устройств — это не второстепенная задача. По мере того как МФУ и принтеры становятся полноценным элементом корпоративной информационной инфраструктуры, они заслуживают такого же стратегического внимания, как и любая другая критически важная для бизнеса система.